CURSO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Autor: Júlio César Zanluca
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INTRODUÇÃO
Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso.
Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.
Vamos aprender, neste curso, as principais técnicas de utilizar adequadamente o tempo. Vá em frente e persista: você vencerá! Quase todos nós somos muito ocupados, mas sempre haverá espaço para nos aperfeiçoarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.
O único derrotado é aquele que desistiu de lutar !
MÓDULO 1 – COMO TER TEMPO?
Para se ter tempo, é preciso administrá-lo da melhor forma possível.
PLANO DE AÇÃO DIÁRIO
Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se não o fizer, irá dedicar tempo precioso àquilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.
Trabalhe com o que é IMPORTANTE e não somente com o que é URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de realizar. Não permite que suas preocupações diárias lhe impeçam de planejar seu esquema.
Exemplo:
(as tarefas mais importantes e prioritárias estão sublinhadas)
8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatório da diretoria
8.30 horas: Reunião com chefia
8.50 horas: leitura dos e-mails
9.10 horas: Projeto do novo produto
9.50 horas: Pausa para ginástica
10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE
11 horas: Redigir relatório da visita do cliente
12 horas: Almoço
13.30 horas: Telefonemas e pendências
14.30 horas: Leitura da correspondência
15.00 horas: Visita á seção de Pesquisa e Desenvolvimento
15.30 horas: Reunião do Departamento Comercial e Marketing
17.00 horas: Revisão final do relatório de visita do cliente
17.50 horas: Programação geral para o dia seguinte
No início, talvez seja difícil você organizar suas tarefas. Compre uma agenda e vá incluindo os horários e tarefas. A medida que o dia for progredindo, vá assinalando o que você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já que, ao final do dia, você poderá olhar a lista e (certamente) poderá dizer: quanta coisa que eu fiz!
Se você não gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de texto, e preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lápis:
MODELO
(copie a partir daqui) è
PLANO DE AÇÃO PARA O DIA ....../........../.......... | ||
Horário | Tarefa | Efetuada? |
Tudo bem? Vamos em frente...
CONCENTRAÇÃO!
A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no que você faz. Não é possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as forças nela. Não interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. VÁ ATÉ O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque maciço.
Como aumentar sua concentração? Talvez você terá que desligar o rádio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um relatório técnico é algo extremamente difícil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatório!
CRIE MODELOS!
Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios. Guarde em seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou, e utilize-os para fazer novos relatórios (bastando só preencher os dados que são solicitados pelo seu relatório específico).
Tudo o que você faz que é rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.
Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrônica) para guardar relatórios e efetuar cálculos e controles financeiros diários.
Outro exemplo: guarde os documentos que você tem que lidar diariamente em um só lugar (pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou arquivos.
Exercícios do Módulo 1:
a) Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente você tem de fazer, obrigatoriamente, no seu trabalho:
1.............exemplo: ler o relatório diário de acompanhamento de clientes
2.............
3.............
b) Muito bem, agora estabeleça um horário determinado para que cada tarefa acima seja executada:
Tarefa | Horário diário |
Exemplo: ler o relatório diário de acompanhamento de clientes | 8.15 ás 8.50 |
c) Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e ações corriqueiras que você precisa fazer, para incluir no seu Plano de Ação Diário:
Tarefa ou Ação | Tempo necessário por dia |
Exemplo: ler os e-mails | 20 minutos |
d) Muito bem! Agora organize seu dia, com base nos exercícios b e c anteriores (se necessário, use o modelo sugerido nesta lição). Você consegue!
MÓDULO 2: PAUSAS E ORGANIZAÇÃO...
Uma das nossas tendências, quando estamos com pouco tempo, é tentar fazer tudo ao mesmo tempo, no mesmo dia, nem que para isso fiquemos trabalhando até as 23 horas...
PAUSAS!
Mas trabalhar durante longas horas, sem fazer um descanso, não é bom modo de aproveitar eficazmente o tempo. A energia acaba e o tédio instala-se, cansaço físico e mental terminam por sepultar o aproveitamento. Trocar, por alguns minutos, um trabalho mental por um físico (caminhar, respirar intensamente, exercícios leves, etc.) ajuda a recuperar o ânimo.
Não pense que um repouso é desperdiçar tempo. Ele aumentará a eficiência, beneficiando sua saúde, na medida que alivia a tensão. Tudo o que contribua para manter sua boa saúde é um bom emprego do seu tempo!
ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA...
A pior coisa para perdermos tempo é a confusão de papéis sobre a mesa. A desordem prejudica a concentração, provoca tensão e frustra-nos com a sensação que estamos “soterrados”.
Sempre que sua mesa esteja se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-la: separe os papéis em 4 montes:
1) o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papéis velhos, anotações gerais...
2) providências imediatas
3) prioridade menor
4) para leitura posterior
Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de espaço e tempo para administrar, tanto o espaço quanto o arquivamento.
Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte começará livre e sem entulhos do dia anterior.
Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papéis em cada pasta (cada pasta deve Ter uma cor diferente, para facilitar). Exemplo:
Pasta Azul: Para leitura posterior
Pasta Verde: Prioridade menor
Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!
Muito bem! Agora você já sabe o que atacar de frente: a pasta vermelha (prioridades imediatas!). Vá em frente e você obterá... uma grande vitória!
AS TAREFAS A LONGO PRAZO...
Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc.
São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “último dia”... Não faça isto!
Aplique um plano rápido e pequeno para você vencer uma grande tarefa, com prazo marcado. Veja o seguinte exemplo:
TAREFA: Escrever o relatório anual de desempenho de minha seção.
Prazo para entrega: 25 de março
Distribuição das tarefas menores:
Data | Executar: |
10 de fevereiro | Procurar o relatório do ano anterior para servir de modelo |
15 de fevereiro | Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento, nova forma de trabalho, etc.) |
10 de março | Escrever a primeira versão do relatório, juntando o modelo + o que o pessoal já escreveu |
20 de março | Revisão e alterações |
25 de março | Enviar o relatório para a Diretoria |
Viu como é fácil?
Use este Modelo:
Nota: após preencher, coloque na pasta VERDE (prioridade menor), e, perto do prazo da entrega da tarefa, coloque na pasta VERMELHA (prioridade imediata).
Copie a partir daqui è
PLANO DE EXECUÇÃO DO PROJETO/TAREFA: | ||
DATA | EXECUTAR: | Foi feito? |
Exercícios do Módulo 2:
a) Defina um horário, tanto de manhã quanto á tarde, em que você fará uma pausa só sua no seu trabalho e se dedicará a uma rápida relaxada, ou a ginástica leve ou a ler aquele livro guardado durante anos na sua gaveta...
b) Pratique, diariamente, o que você estabeleceu no exercício anterior
c) Verifique agora os papéis na sua mesa. Separe-os nos 4 tipos. Jogue o maior número possível no lixo! Pegue os 3 tipos de papéis que sobraram e coloque nas pastas de papelão (se não tiver, improvise até comprar... marque na agenda para não esquecer!).
d) Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que você separou para as PROVIDÊNCIAS IMEDIATAS).
e) Muito bem! Pense numa tarefa que você tem que realizar daqui a um ou dois meses. Escreva qual é esta tarefa: ....................
f) OK. Agora anote quais as ações que você precisa fazer para conseguir entregar a tarefa:
AÇÕES PARA CUMPRIR A TAREFA: |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
g) Viu como é fácil? Agora basta definir as DATAS em que você irá desenvolver cada tarefa:
DATA | TAREFA: |
1. | |
2. | |
3. | |
4. | |
5. |
h) Agora coloque na pasta VERDE (prioridade menor) a relação que você fez no exercício g. Ao se aproximar a data (2 ou 3 dias antes) que você colocou, transfira para a pasta VERMELHA (providências imediatas). Após cumprir aquela ação, o papel pode voltar para a pasta VERDE, e assim sucessivamente. VOCÊ VENCERÁ!
MÓDULO 3 – GANHANDO TEMPO POR PARTES
O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO...
Existe diferença entre esforçar-se por executar um trabalho ótimo e empenhar-se para atingir a perfeição. O primeiro caso é alcançável, produtivo e necessário. O segundo é quase inatingível.
Por que se esforçar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe irá ler apenas os aspectos principais, para depois jogá-la num arquivo qualquer ou mesmo no lixo?
Por que imprimir 10 páginas novamente na impressora ou no xerox, se o erro está apenas na palavra “comecar”, que você esqueceu de colocar o “ç”? É mais sensato, econômico e rápido apenas incluir o sinalzinho abaixo do “c”!!!!
è Raramente os perfeccionistas, aqueles que querem a perfeição em tudo (ou quase tudo) tem tempo para si, para os outros, ou para serem perfeitos!
DIGA NÃO !!!
O uso da palavra não é uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para alcançar os resultados.
Você pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poder[a Ter chance de livrar-se dos trabalhos improdutivos.
Quando nossa única preocupação é não ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades alheias.
Exemplos:
1) Você foi convidado para estar numa reunião de outro departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com os clientes. Apenas convidaram você porque querem valorizar a “turma”. Recuse sem hesitação!
2) Você recebe um telefonema para dar uma opinião de marketing para um conhecido, onde deverá cadastrar seus dados e responder a um questionário na internet, com 50 perguntas (ou mais...!). Delicadamente, diga que você não dispõe do tempo necessário para dar atenção devida ao assunto e... tchau!
ESTAS TAREFAS ADIADAS...
Um hábito enraizado é evitar atacar de frente os problemas, adiando-o até que se torne muito maior do que realmente é. Qualquer um pode mudar seus costumes.
1) Decida iniciar sua mudança assim que terminar este curso, enquanto ainda estiver motivado. Tomar este primeiro passo imediatamente é importante.
2) Não tente fazer coisas demais com pressa excessiva. Obrigue-se, apenas, agora mesmo, a fazer algo que você esteja adiando. Depois, a partir de amanhã de manhã, comece cada dia fazendo o que você considera mais desagradável na sua responsabilidade diária. Você se sentirá satisfeito consigo mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do dia, já se livrou do pior que tinha a fazer.
Discipline-se nas próximas 2 semanas, para não abrir exceções a estas regras, e você triunfará e conseguirá estabelecer suas metas! Isto se tornará um hábito enraizado e permanente, você terá a satisfação de mudar e vencer o tempo!
CORTE!
Há inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do trabalho, falar ao telefone além do imprescindível, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que não precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele montão de malas diretas que chegam a sua mesa diariamente....
Estabeleça horários em que atenderá telefonemas de marketing direto (se é que você quer atender este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo àqueles que desejam interromper suas atividades para serem breves e diretos. Não se trata de má educação, mas de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que você tem!
Ah! Mas então eu não posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que pode! Mas utilize o tempo do almoço!
DELEGAR:
Nós precisamos saber distinguir entre aquilo que nós temos que fazer e aquilo que podemos deixar outros executar, por delegação direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a outrem, transmitir permissão de executar em meu lugar.
O que você poderá deixar que seus subordinados façam? Faça uma revista de suas tarefas diárias, e verifique que parte delas dispensa sua ação direta!
Se você delegar corretamente, Terá mais tempo para assumir (novas) tarefas, mais complexas e de acordo com sua competência, fazendo-o progredir profissionalmente!
Exercícios do Módulo 3:
1. Você é um perfeccionista? Responda cada uma das perguntas com um número, segundo a seguinte escala:
0 (zero) para “NUNCA”
1 para “DE VEZ EM QUANDO”
2 para “QUASE SEMPRE”
3 para “SEMPRE”:
( ) Se você erra ao escrever um bilhete, ao invés de riscar o erro, você escreve tudo de novo, em outra folha.
( ) Você revisa um relatório, a procura de erros, mesmo após de já o ter entregue.
( ) Você “enfeita” (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possível, para agradar a quem o recebe.
( ) Um amigo lhe pede uma opinião sobre um assunto, em que você é um especialista. Você dá sua opinião, mas se estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos.
( ) Numa reunião, você precisa votar num assunto. Além de votar, você faz questão de explicar aos outros por que votou daquela maneira.
( ) Você passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo.
Some seus pontos aqui: .......
Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabéns! Você, certamente, não é um perfeccionista!
De 6 a 10: está na média, mas lembre-se que o perfeccionismo não significa, necessariamente, melhor qualidade no trabalho...
Acima de 10: você tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe custa isto? Vale a pena?
2) Lembre-se de 2 coisas que você PRECISA dizer não e não tem coragem. Agora, anote-as e tome a decisão de dizer NÃO assim que for solicitado a fazer!
Preciso dizer NÃO para a seguinte pessoa: .......... que me convidou para fazer o seguinte: .......................................................
Também preciso dizer NÃO para o .............. (coloque o nome da pessoa) que quer que eu me responsabilize por ...............................................
3) Pense em uma tarefa que você vem adiando, adiando... Escreva aqui esta tarefa: ................
4) Com base na sua resposta anterior, é possível:
a) Delegar esta tarefa para alguém? Se sim, quem? Então delegue-a!
b) Cancelar esta tarefa, sem prejuízo para você, sua empresa, seus clientes? Se sim, cancele-a imediatamente!
c) Repartir esta tarefa com alguém? Se sim, quem? Então, o que você está esperando?
d) Fazer a tarefa imediatamente, agora? Se sim, execute-a!
MÓDULO 4: VENCENDO A FALTA DE TEMPO
As orientações apresentadas nesta lição nem sempre serão úteis para você. Mas certamente poderão lhe ajudar a encontrar meios de administrar melhor seu tempo:
1) COMO LER UM LIVRO
Andando de ônibus: o tempo que você usa no transporte coletivo pode ser usado para ler aquele livro que há anos você está tentando concluir. Depois que tiver o hábito, você lerá normalmente. Serão dezenas de livros por ano!
Mas, se você não quer, definitivamente, ler no ônibus, então leia... na frente da TV! Isto mesmo, enquanto está assistindo a TV, tenha um livro aberto. Assim que soar o “plim plim” da propaganda... comece a ler seu livro! Em um ano, você terá lido pelo menos dois a três livros médios, dependendo do tempo de você assiste TV...
2) INTERNET E FILA DE BANCO
Fila de banco? Nunca mais! Se você tem internet, faça (quase) todas as transações via internet. A economia chega a 3 ou 4 horas por mês (fora o tempo de deslocamento até a agência bancária). Fale com seu gerente! (Há outras opções também, como débitos automáticos de água, luz e telefone, conheça-as, utilize-as e ganhe tempo!)
3) NO TRÂNSITO...
É impossível prever o desperdício de tempo no trânsito. Mas este sempre haverá, pois cada dia as estradas ficam mais cheias. Se você se desloca de veículo, que tal combinar com um colega que mora na mesma região que a sua e tentar dividir a condução? Assim, de 2 em 2 dias você será o passageiro, e poderá: ler um livro, escrever um relatório, aprender inglês (CD portátil)... gostou?
4) SUPERMERCADO:
Faça sempre uma lista de compras, ANTES de ir ao supermercado. Assim, você não perderá tempo imaginando o que deveria comprar, e tendo que retornar depois para completar a compra... (você vai economizar também combustível e irá evitar de comprar aquelas “ofertas” inúteis...).
5) VENDEDORES... PESQUISADORES E OUTRAS “DORES”....
Tem um montão de gente querendo disputar seu tempo. Talvez o telemarketing ativo (quando o pessoal fica ligando para você para vender qualquer coisa chamada de “lançamento”, com inúmeras vantagens da “promoção”...) seja o mais “moderno” e sutil meio de gastar seu tempo, dinheiro e paciência.
Só há um jeito de eliminar estas dores: diga não imediatamente! Se você não gosta de dizer não, então diga: me telefone no mês que vem, até lá vou pensar no assunto... Pelo menos você ganhou um mês de “liberdade”...
6) CURSOS
Pare de fazer cursos caros, demorados e ineficientes! Procure fazer os cursos intensivos, rápidos ou on-line (como este que você está fazendo). Você economiza: transporte, estacionamento e... é claro, tempo!
7) MALA DIRETA, E-MAILS E OUTROS ENTULHOS
Mais de 50% de toda correspondência postal e eletrônica é verdadeiro entulho propagandístico ou desperdício de comunicação e recursos. Delete os e-mails de conteúdo publicitário ou que nada tem a ver com suas metas, imediatamente. Coloque no lixo as malas diretas e nem perca tempo abrindo um envelope! Após abrir milhares de malas diretas, ainda não achei um cheque ou cédula de dinheiro vivo nelas...
8) CELULAR?
A maravilha do celular é também um incômodo que rouba nossa concentração e toca nas horas mais desagradáveis. Desligue-o! Mantenha-o ligado somente quando puder atendê-lo.
9) DESCULPE, POR FAVOR E GENTILEZA...
Quando alguém nos aborda e começa a falar ininterruptamente (inclusive nosso chefe), o que fazer? Utilize as palavras mágicas: “desculpe, eu preciso voltar ao trabalho...”, “por favor, posso dar atenção a você em outra oportunidade...?” e “gentileza, estou me lembrando de algo que preciso fazer agora...”. Falta de educação é roubar tempo dos outros...!
PARABÉNS! Você completou este curso, e agora poderá praticar o que aprendeu. O que achou? Não esqueça de indicar este curso para seus amigos e colegas!
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